| Головна |
| « Попередня | Наступна » | |
12.6. Перевірка системи документації і документообігу | ||
|
Система бухгалтерської документації і документообігу регламентується затвердженим керівником підприємства графіком Документообігу. Відповідно до Положення з бухгалтерського обліку - Облікова політика організації »ПБУ 1/98, затвердженим Наказом Мінфіну Росії від 09.12.1998 № 60н, правила документообігу, принципи обробки облікової інформації, л також форми первинних документів , застосовуваних для оформлення фактів господарської діяльності, за якими не передбачені типові форми первинних облікових документів, юлжни бути зафіксовані в рамках облікової політики підприємства. Недостатня увага керівництва підприємства до су-суспільством системі документообігу може спричинити за собою спотворення звітності і, як результат - неправильне прийняття рішень, введення в оману зовнішніх користувачів. При аналізі графіка документообігу необхідно провести обстеження робочих місць бухгалтерської служби, а також співробітників інших підрозділів підприємства, які беруть участь в обробці бухгалтерських документів. У першу чергу необхідно визначити основні функції кожного бухгалтера, перелік розкритих їм в обліку господарських операцій, документів і заповнюваних регістрів обліку. При цьому потрібно визначити, хто перевіряє і візує відповідні документи. При обстеженні необхідно мати на увазі, що всі оброблювані первинні документи бухгалтерського обліку повинні знайти своє відображення в регістрах бухгалтерського обліку. Тому доцільно на етапі обстеження виявити алгоритми формування регістрів, а також застосувати додаткові процедури, що дозволяють оцінити правильність їх складання, виявити неналежне відображення первинних документів в облікових регістрах, оцінити ризик невідображення документів у бухгалтерському обліку. Також необхідно визначити, яким чином інформація з регістрів бухгалтерського обліку потрапляє у звітність, і проаналізувати механізм формування зовнішньої звітності на предмет правильного перенесення в неї даних з регістрів бухгалтерського обліку. Цей спосіб обстеження допомагає знайти дублювання і розрив у графіку документообігу. Таким чином, зіставлення дій кожного бухгалтера, визначених у ході обстеження робочих місць, і дій, виконання яких має здійснюватися бухгалтерією виходячи з конкретних функцій циклу, дозволить виявити, наскільки адекватна робота бухгалтерії, включаючи документообіг, які мають місце в діяльності підприємства біз-нес-процесів . повноту відображення в бухгалтерському обліку всіх фактів господарської діяльності. Кожен факт господарської діяльності повинен бути зафіксований в первинному бухгалтерському документі, оскільки первинні облікові документи є підтвердженням самого факту здійснення господарської операції, а також є підставою для формування фінансової (бухгалтерської) звітності підприємства; виявлення прихованих резервів. Система документування та документообігу повинна бути побудована таким чином, щоб вже в процесі оформлення первинних облікових документів проводився аналіз ефективності використання ресурсів; відображення в бухгалтерському обліку фактів господарської діяльності таким чином, щоб воно виходило не тільки з їх правової форми, а й з економічного змісту фактів та умов господарювання. При перевірці організації документування аудитору необхідно приділяти велику увагу дотриманню принципу пріоритету змісту перед формою; тотожність даних аналітичного і синтетичного обліку; раціональне і економне ведення бухгалтерського обліку ис ходячи з умов господарської діяльності і масштабів перед прийняття. Під графіком документообігу розуміється прийнята підприємством система (способи) створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів. Наявність правильно складеного графіка документообігу та його дотримання дозволяють раціонально розподілити посадові обов'язки між працівниками, вести точний облік і своєчасно складати звітність. Відповідальність за дотримання графіка документообігу, своєчасну і якісну підготовку документів, передачу їх у встановлений термін для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, достовірність які у документах даних несуть особи, підготувавши і підписали їх. Контроль за дотриманням графіка документообігу здійснює головний бухгалтер підприємства. Аудитор повинен переконатися, що графік документообігу затверджений наказом керівника підприємства. Як правило, графік документообігу складається у вигляді схеми або таблиці, в якій вказуються відповідальні за оформлення, виконання, обробку та перевірку кожного документа, а також термін виконання документа та порядок його передачі в архів. Відсутність графіка документообігу не тягне адміністративної або фінансової відповідальності, але ускладнює роботу співробітників бухгалтерії та інших служб і характеризує систему внутрішнього контролю як недостатню. При перевірці аудитор повинен переконатися, що за кожним документом графік документообігу, як правило, містить наступні зразкові розділи: порядок перевірки документа: відповідальний за перевірку; хто представляє на перевірку; порядок подання; термін подання; порядок обробки документа: виконавець, термін виконання; порядок передачі документа в архів: виконавець; термін передачі. Необхідно перевірити, чи включені в обов'язки всіх пра-цівників підприємства положення про створення та поданні первинних виправдувальних документів, що відносяться до сфери їх діяльності, в суворій відповідності з графіком документообігу. Перевірка повноти і точності реєстрації документа в облікових регістрах дозволяє аудитору отримати суттєві докази того, що при прийнятті документів до обліку дотримані шість основних принципів: було достатньо підстав для реєстрації кожного документа; всі документи, які оформляють перевіряються операції, зареєстровані повністю; всі документи відображені відповідно до економічної сутністю операції і по всіх документах проведений точний ко-кількісний і якісний перенесення даних в систему обліку; всі документи зареєстровані своєчасно; всі документи зареєстровані у відповідних даної господарської операції облікових регістрах; кожен документ прийнятий до обліку один раз. Вибірка документів, що перевіряються в рамках даної процедури, повинна проводитися з урахуванням результатів попередніх процедур. Особливу увагу аудитору слід приділити документам, не включених у графік документообігу, і операціями, за якими первинні документи відсутні, або в них немає необхідних реквізитів. Якщо на підприємстві немає чітко встановленого порядку зберігання документації в період виконання документів і в період зберігання вже виконаних документів в архіві, то є великий ризик несанкціонованого доступу до первинної облікової документації. Це може призвести як до втраті документів, так і до різного роду зловживань з первинної облікової документацією (приписки, виправлення в документах, знищення або фальсифікація документів і т. п.). Підприємство зобов'язане зберігати первинну облікову документацію не менше п'яти років згідно з Положенням по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації. Дотримання цього терміну також слід перевірити в ході проведення аудиту. | ||
| « Попередня | Наступна » | |
|
| ||