2.5 Аудит операцій за розрахунками з підзвітними особами
Основними завданнями аудиту є:
перевірка правильності документального оформлення операцій за розрахунками з підзвітними особами;
оцінка стану синтетичного та аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами;
оцінка повноти і правильності відображення розрахунків з підзвітними особами в облікових регістрах та звітності;
перевірка дотримання організацією податкового законодавства по операціях,
пов'язаними з розрахунками з підзвітними особами.
До питань, які доцільно включити в програму перевірки, можна віднести:
Аудит тотожності показників бухгалтерської звітності і регістрів бухгалтерського обліку.
Аудит оформлення первинних облікових документів з обліку розрахунків з підзвітними особами.
Встановлення обсягу і складу документів, що підлягають перевірці відповідно до встановленої матеріальністю і робочим планом перевірки.
Перевірка правильності проведення інвентаризації розрахунків з підзвітними особами.
Перевірка відповідності записів з видачі, використання та повернення підзвітних сум даними журналу-ордера № 7 або іншого облікового регістру по рахунку 71.
Встановлення фактів видачі грошових коштів під звіт при наявності залишки
неизрасходованного попереднього авансу і перевірка своєчасності повернення невикористаних підзвітних сум.
Перевірка наявності наказу про встановлення кола осіб, яким надається право отримувати гроші під звіт.
Перевірка дотримання строків, на які видаються аванси на операційно-господарські витрати.
Аудит правильності віднесення на собівартість операційно-господарських витрат з підзвітних сум і оприбуткування придбаних через підзвітних осіб матеріальних цінностей.
Аудит обгрунтованості пред'явлення бюджету ПДВ по придбаних матеріальних цінностей, оплаченим робіт і послуг через підзвітних осіб.
Аудит правильності віднесення на собівартість витрат по відрядженнях, в тому числі ведення окремого обліку зроблених витрат відповідно до встановлених норм і наднормативних витрат.
Аудит правомірності включення до сукупного доходу працівників для цілей оподаткування сум, що перевищують витрати в межах встановлених норм (крім понаднормативних витрат по найму житлового приміщення), а також витрат на особисті потреби.
Перевірка правильності розрахунків з особами, які не працюють у організації, за службовим поїздкам за рахунок об'єкта аудиту.
Аудит обгрунтованості пред'явлення бюджету ПДВ по транспортним документам, рахунками готелів, за користування постільними речами.
Перевірка правильності ведення окремого обліку розрахунків з підзвітними особами у валюті і паралельно в рублях.
16. Аудит правильності обліку курсових різниць за розрахунками з підзвітними особами в іноземній валюті.
Перевірка правомірності отримання у банку валюти на витрати на відрядження через уповноважених організації, своєчасності та повноти її оприбуткування та видачі у підзвіт.
Перевірка своєчасності і повноти повернення невитраченої валюти в касу організації та її зарахування на поточний валютний рахунок.
Необхідна інформація за розрахунками з підзвітними особами може бути отримана з таких джерел:
Типові (уніфіковані) форми первинної облікової документації, що служать підставою для відображення в обліку операцій з розрахунків з підзвітними особами:
посвідчення про відрядження;
журнал обліку працівників, які вибувають у відрядження;
журнал обліку працівників, які прибувають у відрядження;
інвентаризаційний опис за рахунком 71 "Розрахунки з підзвітними особами".
Облікові регістри, що використовуються для відображення господарських операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами, включаючи розрахунки в іноземній валюті:
в організаціях, які використовують єдину журнально-ордерну форму рахівництва: журнал-ордер № 1, журнал-ордер № 7, відомість № 1.
В організаціях, які застосовують спрощену журнально-ордерну форму обліку: журнал-ордер № 3.
В організаціях, які використовують форму обліку для суб'єктів малого підприємництва: форма № В-5 "Відомість обліку розрахунків та інших операцій".
В організаціях, що використовують в обліку обчислювальну техніку: машинограмма - оборотна відомість по рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами", що містить дані як синтетичного, так і аналітичного обліку.
Інші документи та облікові регістри:
накази на напрям працівників у відрядження;
первинні документи, що підтверджують використання коштів за цільовим призначенням (проїзні квитки, рахунки готелів, товарні чеки тощо);
наказ про встановлення кола осіб, яким надано право отримувати гроші під звіт на господарсько-операційні витрати;
наказ про встановлення підвищених норм витрат на відрядження;
договори цивільно-правового характеру з особами, що виїжджають у службові поїздки за рахунок об'єкта аудиту;
акти закупівель матеріальних цінностей у фізичних осіб ;
контракти з іноземними партнерами, договори;
листа - запрошення;
облікова політика організації (в частині порядку видачі, використання, термінів повернення, порядку проведення інвентаризації розрахунків з підзвітними особами);
головна книга чи інший узагальнюючий регістр бухгалтерського обліку (в частині записів за рахунком 71 «Розрахунки з підзвітними особами»).
Послідовність робіт при проведенні аудиторської перевірки можна розділити на 3 етапи: ознайомлювальний, основний, заключний.
Ознайомчий етап аудиторської перевірки включає в себе наступні питання, які повинен вивчити аудитор:
Вивчення наказу про встановлення кола осіб, яким надано право отримувати гроші під звіт на господарсько- операційні витрати.
Перевірка наявності журналів обліку працівників, які вибувають у відрядження та прибувають у відрядження.
3. Перевірка наявності в обліковій політиці або інших розпорядчих документах з організації термінів, на які видаються аванси на господарсько-операційні витрати,
періодичності і термінів проведення інвентаризації розрахунків.
Встановлення обсягу і складу документів, що підлягають перевірці відповідно до встановленої матеріальністю і робочим планом перевірки.
На основному етапі перевірки аудитор вивчає питання, згадані вище в переліку питань програми аудиторської перевірки (пп.1-2, 4-6, 8-18)
Джерелами інформації про перевіряється об'єкті можуть служити:
накази про встановлення кола осіб, яким надано право отримувати гроші під звіт на господарсько-операційні витрати.
Журнал обліку працівників, які вибувають у відрядження та прибувають у відрядження.
Наказ про встановлення облікової політики організації.
Накази (розпорядження) керівника організації про проведення інвентаризації;
накази про склад комісії;
книга контролю за виконанням наказів про проведення;
акти контрольної перевірки правильності проведення інвентаризації;
відомості результатів, виявлених інвентаризацією;
акти інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами;
журнал-ордер № 7, відомість № 7;
головна книга;
баланс.
Авансові звіти та виправдувальні документи до авансових звітів;
журнал-ордер № 7;
відомість № 7.
Можливі порушення і їх вплив на достовірність бухгалтерської звітності, оподаткування та дотримання законодавства наведені в таблиці:
При перевірці витрат на відрядження, виданих в іноземній валюті, повноти та своєчасності їх повернення до каси організації - до 05.08.97
1.
На заключному етапі узагальнюються результати проведеної перевірки, для чого використовуються робочі та звітні документи, складені в ході проведення перевірки. При цьому виявлені зауваження, питання, які з точки зору аудитора, який перевіряє операції з розрахунків з підзвітними особами, включаючи розрахунки в іноземній валюті, підлягають подальшому аналізу та обробці іншими аудиторами, формується у вигляді службових записок.
Обов'язковим є складання службових записок по:
питань, пов'язаних з валютним регулюванням та контролем, обліком зобов'язань в іноземній валюті;
питань , пов'язаним з правильністю утримання прибуткового податку з працівників організації;
питань, пов'язані з формуванням собівартості продукції (робіт, послуг) та обсягів реалізації продукції (робіт, послуг) для цілей бухгалтерського обліку та оподаткування, що впливає в Надалі на результати фінансово-господарської діяльності організації;
питань, які можуть вплинути на суму ПДВ, що підлягає сплаті до бюджету.
З решти питань службові записки складаються на розсуд аудитора.
Результати проведеної перевірки узагальнюються, для чого використовуються робочі та звітні документи, складені в ході аудиту.
Дані робочих документів аудитора, складених при проведенні аудиту, представляються у вигляді звітних документів.
У звітних документах складаються висновки та рекомендації щодо виявлених порушень та (або) зауважень.
По кожному виявленому порушенню і (або) зауваженню наводиться посилання на нормативний документ, згідно з чинним законодавством.
Робочі документи, підшиті в спеціальну папку, і звітні документи аудитора за вказаною формою представляються керівнику групи для включення необхідних результатів перевірки до звіту.