3.2. Інформаційне забезпечення аналізу та планування
Що стосується організаційної сторони інформаційного забезпечення, то вона може бути побудована по-різному залежно від фінансових, технічних та інших запитів і можливостей господарюючого суб'єкта. Тут можливі різні варіанти, наприклад створення і постійна актуалізація власної інформаційної бази, використання однієї із спеціалізованих баз типу «Гарант», «Кодекс» або «Консультант-плюс», поєднання інформаційних можливостей сторонніх організацій і власних джерел даних та ін
Ключовий елемент інформаційного забезпечення - це інформаційна база; один з можливих варіантів її структурування представлений на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Структура інформаційної бази системи управління предпріетіем
До вихідними даними, що входять в інформаційну базу, тобто потенційно несе інформацію, пред'являються різні вимоги, в тому числі: достовірність, своєчасність, необхідна достатність з позиції аналітичності, достатня точність, істотність і т. п. Наведемо коротку характеристику основних елементів інформаційної бази, що використовується для проведення різних аналітичних розрахунків.
Усі інформаційні ресурси можна згрупувати в п'ять великих блоків: відомості регулятивно-правового характеру, відомості нормативно-довідкового характеру, дані системи бухгалтерського обліку, статистичні дані і несистемні дані. Інформація з перших двох блоків впливає на аналітичні процедури; в трьох інших блоках накопичуються дані, безпосередньо піддаються аналітичної обробці.
Перший блок включає в себе закони, постанови, укази, тобто документи, що визначають насамперед правову основу діяльності підприємства. На перший погляд подібні відомості не мають безпосереднього відношення до аналізу. Проте значущість цього блоку з позиції аналітика визначається декількома обставинами. По-перше, документи регулятивно-правового характеру нерідко визначають склад інших інформацій-них джерел: наприклад, вимоги до методології бухгалтерського обліку, вимоги до складу обов'язкової звітності та окремих показників, рекомендації з публікації звітних даних і т. п. По-друге, деякі з регулятивов містять дані нормативно-рекомендаційного характеру, істотні для проведення аналітичних розрахунків: наприклад, обмеження на виплату дивідендів, критерії визнання підприємства банкрутом та ін Всі документи блоку можна умовно розбити на три групи: регулятиви загальноправової характеру, бухгалтерське законодавство, інші регулятиви (наприклад , вимоги податкового законодавства, законодавство щодо фінансових інститутів, ринку цінних паперів та ін.) Інформацію цього блоку необхідно приймати в розрахунок насамперед тому, що представлені в ньому документи носять обов'язковий для виконання характер. Крім того, ніякі хо-дарські операції, так само як і ніяка система обліку або аналізу, не можуть належним чином реалізовуватися без адекватного розуміння умов та вимог чинного правового простору.
У третьому блоці відособлені дані системи бухгалтерського обліку як єдиного систематизованого інформаційного ресурсу. Значимість окремих елементів цього блоку для аналізу різна. Наприклад, первинні облікові документи (прибутковий касовий ордер, товарно-транспортна накладна тощо), а також регістри бухгалтерського обліку (різні таблиці, журнали, відомості, передбачені системою бухгалтерського обліку для перенесення в них відомостей з первинних документів з метою їх подальшого узагальнення) не входять до число загальнодоступних документів, більше того, згідно зі ст. 10 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» з-тримання регістрів бухгалтерського обліку та внутрішньої бухгалтерської звітності є комерційною таємницею. Тому перелічені документи можуть використовуватися лише у внутрішньому фінансовому аналізі. На бухгалтерську звітність поняття комерційної таємниці не поширюється, а комерційні організації деяких форм власності та видів бізнесу навіть зобов'язані публікувати свою звітність. Саме цією обставиною визначається значимість бухгалтерської звітності для аналізу.
Четвертий блок включає статистичні дані,, які умовно можна поділити на два масиви: централізовано формуються статистичні дані (на рис. 3.2 вони представлені у вигляді загальноекономічної і фінансової статистики) і внутрішню статистику. У перший масив входить регу-лярно публікується офіційна статистика, що має загально-економічну спрямованість (індекси цін, динаміка загальноекономічних показників у різних розрізах тощо) і фінансова статистика (динаміка процентних ставок, дані про ринкові індексах, курсах валют і т. п.). У другому масиві накопичуються статистичні дані по підприємству за основними показниками (виручка від реалізації, собівартість, прибуток, фінансові вкладення і т. п.). У п'ятому блоці представлені інформаційні ресурси, умовно названі несистемними. Сенс назви полягає в тому, що ці дані, по-перше, жорстко не систематизовані за складом, структурою, оновлюється ™ і т. п. і, по-друге, не є обов'язковими, тобто формування цього ресурсу та його використання є виключною компетенцією самого підприємства. Основні елементи цього блоку - внутрішні оперативні дані та інші відомості з зовнішніх джерел. Внутрішні оперативні дані представляють собою відомості, що циркулюють між лінійними і (або) функціональними підрозділами. До іншим відомостями із зовнішніх джерел відносяться публікації в різних засобах масової інформації, неофіційні дані, інформація, почерпнута в ході особистих контактів, і т. п. Дані цього блоку не обов'язково мають фінансову природу. Яскравим прикладом несистемних даних є фінансова преса (справедливості заради слід зауважити, що найбільш солідні інформаційні джерела даної групи, наприклад газета