3.2. ВИКОРИСТАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ У БЮДЖЕТУВАННЯ
Використання програмно-технічних засобів у бюджетуванні дає ряд інших важливих переваг [25].
Можливість створення єдиного інформаційного простору, заснованого на стандартизації даних оперативного та бухгалтерського обліку, у вигляді єдиної бази даних підприємства на основі єдиної інформаційної мережі.
Можливість л-мірної кодифікації облікових даних. «Паперовий» документообіг дозволяє здійснювати лише одновимірну «традиційну» кодифікацію даних в руслі розукрупнення робочого плану синтетичних рахунків послідовно на субрахунку, субрахунки - на субсубсчета і т.д. Тим часом, вимоги якісного прийняття управлінських рішень вимагають обробки облікової інформації в самих різних розрізах. У зв'язку з цим використання програмних носіїв інформації дає можливість трансформації традиційних субрахунків в так звані групи аналітики, які відрізняються від субрахунків тим, що дають можливість перехресної систематизації даних в режимі цільової вибірки. Так, будь-який вид витрат може бути охарактеризований за наступними критеріями:
з точки зору економічного змісту (амортизація, поточні матеріальні витрати, зарплата, пр.). Даний розріз обліку необхідний для проведення комплексного аналізу інтенсифікації виробництва;
з точки зору кореляції з масштабом діяльності (умовно-постійні або умовно-змінні витрати). Даний розріз обліку необхідний для знаходження критичної точки і планування обсягу випуску і реалізації;
з точки зору планових бюджетів витрат (фактичні, планові витрати і відхилення). Це є необхідною умовою проведення будь-якого план-факт аналізу;
з точки зору приналежності до того чи іншого центру відповідальності - необхідно для проведення аналізу за центрами відповідальності;
з точки зору виду діяльності як генератора даного елемента витрат - необхідна умова аналізу беззбитковості;
з точки зору приналежності до виробництва окремих видів випущеної і реалізованої продукції - необхідно для аналізу рентабельності за видами продукції з метою оптимізації виробничої програми та структури портфеля продажів.
У цьому випадку кодифікатор матиме шість знаків. Задавши цільову вибірку по одному або декільком знакам, можна в оперативному режимі отримати інформацію про сукупні витратах підприємства, сукупних виробничих витратах підприємства, що відносяться до певного підрозділу і певному виду продукції, що випускається і пр. Це значно підвищує якість прийняття управлінських рішень. Зрозуміло, що «паперовий» документообіг такого забезпечити не може.
Можливість створення єдиної системи оперативного контролю, заснованої на використанні єдиної інформаційної мережі та бази даних і на різних режимах доступу різними користувачами інформації залежно від рівня в управлінській ієрархії. Так, «переклавши» систему документообігу на програмні носії інформації ми отримаємо чотири режими доступу:
перший режим доступу (нижній) - на рівні керівників підрозділів. Начальник механічного цеху має доступ до оперативних даних свого цеху, але вже не має доступу до оперативних даних інших цехів служби виробництва, не кажучи вже про інформацію, що відноситься до підрозділам інших служб;
другий режим доступу - на рівні керівників служб. Перший віце-президент з виробництва має доступ до даних по всіх виробничих підрозділах і до зведеної інформації по собівартості і структурі випуску, - але не має доступу до даних загальногосподарських, збутових та інших витрат;
третій режим доступу - на рівні окремих функціональних служб апарату управління, що курирують окремі сегменти бюджетного процесу. Так, начальник ШЕУ має доступ до всіх даних операційного бюджету, але не має доступу до даних фінансового й інвестиційного бюджетів;
четвертий (вищий) режим доступу - перший віце-президент з економіки та фінансів (вища посадова особа, - персонально відповідає за складання і виконання зведеного бюджету компанії) має доступ до всієї інформації (даними зведеного бюджету).
Система наскрізного оперативного контролю дуже полегшує завдання збереження комерційної таємниці і дозволяє уникнути «витоку» конфіденційних даних з підприємства.
4. Можливість автоматизації процесу аналітичної обробки інформації як при стратегічному плануванні (СУР-аналіз, заснований на моделюванні; різні варіанти аналізу чутливості та ін.), так і при оперативному управлінні (синхронізації стадій постачання, виробництва і збуту на базі моделей EOQ і ЄРК, розрахунок ефективності спеціальних управлінських рішень та ін.)
Чотири вищеописаних переваги використання програмно-технічних засобів у бюджетуванні в класичному вигляді досягаються при застосуванні так званих повнофункціональних програмних продуктів, повністю охоплюють систему оперативного та бухгалтерського обліку на підприємстві і що дозволяють повністю автоматизувати технологію складання, моніторингу та план -факт аналізу зведеного бюджету. Проте впровадження повнофункціональних продуктів є досить дорогим, особливо для середніх і дрібних компаній. Існують більш дешеві кошти комп'ютеризації меншою функціональності.
Можна виділити три основних рівня програмно-технічних засобів, що використовуються в бюджетуванні [14].
Перший рівень. Створення системи автоматизованих робочих місць (АРМ). Система АРМ передбачає можливість створення єдиної мережі «ланцюга» персональних комп'ютерів (ПС), але не дозволяє створити систему єдиного внутрішнього контролю та єдиного інформаційного простору на рівні компанії або окремого великого управлінського сегмента.
На даному етапі фактично йдеться про пасивному підключенні користувача АРМ до бази даних компанії з того чи іншого функціональному блоку бізнесу. Велика частина підприємств і компаній, що почали свого часу використовувати у виробничій діяльності засоби обчислювальної техніки, пройшли більш-менш схожі стадії розвитку:
використання персональних комп'ютерів в локальних обчислювальних мережах з використанням архітектури «файл-сервер»;
використання персональних комп'ютерів, крім вирішення локальних завдань, в режимі емуляції терміналів центральних машин комплексних інформаційних систем з використанням архітектури «клієнт- сервер ».
Статистичний аналіз ефективності застосування інформаційних технологій у сфері промислових підприємств показав високу економічну виправданість витрат на автоматизацію ключових об'єктів технологічного процесу, навіть на базі локальних персональних комп'ютерів (кожне автоматизоване робоче місце підвищує продуктивність в середньому в 4 - 6 разів).
Перехід від локальних автоматизованих робочих місць до розрахованих на багато баз даних в рамках відділу дозволяє максимально підвищити можливу продуктивність кожного оператора в 1,3 - 2 рази залежно від інтенсивності інформаційного обміну.
Ця економія досягається за рахунок скорочення числа помилок при роботі кожного оператора із усією базою, оскільки дозволяє проводити максимальну кількість перевірок прямо при введенні документа в базу за допомогою спрощення процедур оновлення даних, формування звітів і т.д. Однак тут необхідно враховувати дуже важливий негативний фактор. Це різке падіння швидкодії системи із зростанням числа користувачів, якщо робота з базами даних організується в локальної обчислювальної мережі (особливо без використання архітектури «клієнт-сервер», що якраз і спостерігається при використанні СУБД FoxPro 2.0, LAN або Clipper.).
Другий рівень. Використання програмних продуктів локальної функціональності. Для подальшого поліпшення підвищення продуктивності вже в масштабах всього підприємства, тобто поліпшення взаємодії між відділами, необхідно впровадження інтегрованих систем, які автоматизують передачу даних між відділами. Особливо сильний вплив такі системи надають на покращення управління, оскільки дозволяють аналізувати в процесі прийняття рішень максимальну кількість інформації. Такі системи можна будувати на базі локальних обчислювальних мереж (ЛОМ), які об'єднують персональні комп'ютери з центральним потужним файловим сервером, або на базі багатотермінальних систем з так званим хост-комп'ютером як центрального елементу.
Обидва варіанти отримали широке поширення у світі і в принципі обидва годяться для побудови інформаційних систем забезпечення діяльності промислових підприємств. Локальні програмні продукти, як правило, охоплюють один або кілька агрегованих управлінських сегмента (модуля): бухгалтерію, запаси, рух основних засобів, фінанси і т.д. Найбільш популярними в Росії є такі локальні програмні продукти, як «Платинум», «Біпекс», «Скала», «Парус» і деякі інші.
Третій рівень. Створення інтегрованої системи управління на базі повнофункціональних програмних продуктів. У закінченому вигляді інтегрована система внутрішнього контролю та бюджетування, заснована на застосуванні програмно-технічних засобів, можлива при використанні підприємством повнофункціональних програмних продуктів, що поєднують у єдине ціле ключові управлінські сегменти бізнесу підприємства. Стандартні програмні пакети повної функціональності (наприклад, R / 3, BAAN IV, Oracle Applications тощо), розроблені для задоволення вимог великих підприємств, в цілому відповідають вимогам програмно-технічного блоку ІСУ. Ці пакети забезпечують централізований контроль і управління як на рівні управлінських показників вищої ланки, так і на рівнях логістики, виробництва і т.д., дозволяють вести бухгалтерський облік в різних планах рахунків, зокрема, для формування звітності за міжнародними стандартами (GAAP). Централізоване управління бухгалтерським обліком гарантує реалізацію єдиної облікової політики в рамках всієї корпорації. Формування зведеної звітності на рівні компанії може виконуватися в будь-який час, так як перетворюється на технічну операцію обробки аналітичної інформації про підрозділи, яка внесена в систему. Доступність цієї інформації суворо регламентована і залежить від прав користувача. При цьому протоколи системи гарантують персоніфікацію всій вводиться.
Для того щоб забезпечити застосування фінансових принципів управління, в пакетах передбачена настроюється система бюджетування. Кількість і ієрархія бюджетів, як правило, достатні для побудови стрункої системи фінансового управління. Багатоваріантність організації логістики, виробництва, сервісу та інших ділових процесів на реальному підприємстві також забезпечується в цих пакетах. Деякі фірми-виробники не обмежуються наявною функціональністю і набувають більш функціональні програми, включаючи їх у свій пакет (наприклад BAAN придбав Hiperian, Manta і деякі інші пакети) з метою швидкого збільшення його потужності.
Забезпечення гнучкості програмних пакетів є найважливішою умовою ефективності масштабних продуктів. Очевидно, що при зміні законодавства, умов і організації бізнесу та інших факторів, що впливають на велику компанію, необхідні спеціальні рішення, що забезпечують адаптацію інформаційної системи. Різні програмні продукти мають різні рішення. Пакет R / 3, наприклад, має систему проектів і вбудовану мову АВАР / 4, а пакет BAAN, крім вбудованої мови 4GL, - систему динамічного моделювання.
Слід зазначити, що в принципі впровадження інтегрованої системи управління на підприємстві, стрижнем якої є система бюджетування, можливо навіть на «паперових» носіях інформації. Інша справа, що в практиці діяльності середніх і великих підприємств то або інше використання програмно-технічних засобів і програмних продуктів просто необхідно.
Проект з розробки та впровадження інтегрованої системи управління (ІСУ) на підприємстві, як правило, ділиться на три фази (рис. 14 - 16):
Проектування.
Введення в дію.
Розглянемо більш детально кожен з етапів розробки та впровадження ІСУ на підприємстві [25].
На першій фазі обстеження проводиться збір даних і аналіз діяльності компанії (корпоративного центру й погодженого набору типових структурних підрозділів), будується модель бізнес-процесів «як є», визначаються основні елементи системи та технології управління, виробляється бачення майбутньої інтегрованої системи управління (ІСУ), будується модель бізнес-процесів «як повинно бути», визначаються вимоги до майбутнього ІСУ. На основі цих вимог виробляється концепція розвитку ІСУ: етапи створення ІСУ, їхній зміст, способи адаптації діючих автоматизованих систем управління, модель впровадження.
Наступні конкретні кроки по вдосконаленню системи управління компанією можуть бути визначені по закінченню першої фази взаємодії, коли буде проведене дослідження бізнесу компанії, визначені й погоджені шляхи реорганізації системи управління й шляхи розвитку інформаційних технологій.
Ескізний проект створюється на основі технічного завдання (ТЗ) укрупнено описує управлінські й інформаційні взаємозв'язки в системі. Після узгодження ескізного проекту можна починати детальне проектування і впровадження виділених підсистем (по бізнес процесам та / або підрозділам) з метою скорочення термінів отримання реальної віддачі від впроваджуваних технологій. Відповідно до погодженої черговості впровадження розробляються детальні ТЗ на підсистеми й проводяться роботи з впровадження підсистем аж до завершення дослідної експлуатації.
Основна робота, необхідна для розробки технічного завдання буде проведена при виборі системи, тобто на цьому етапі необхідно остаточно погодити та затвердити деталі, що стосуються підсистем. На кожну підсистему оформляється й затверджується ТЗ, що визначає порядок створення та вимоги до підсистеми.
Пробне впровадження запропонованої технології управління проводиться в ручному режимі по обраних напрямках діяльності. За результатами випробування проводяться узгодження необхідних змін.
Технічне проектування відібраної підсистеми здійснюється відповідно до затвердженого технічного завдання. На стадії проектування по підсистемах проводиться докладне моделювання бізнес-процесів і будується докладна модель бізнес-процесів майбутньої системи управління. Технічний проект інформаційної системи (ІС) докладно описує робочі місця ІСУ, виконувані на них бізнес-операції, що відповідають їм, структури оброблюваних баз
Рис. 14. Передпроектні роботи з розробки та впровадження інтегрованої сісткми
управління (ІСУ)
Рис. 15. Проектування системи управління (СУ) та інтегрованої системи управління
(ІСУ)
Рис. 16. Вод в дію інтегрованої системи управління (ІСУ)
даних, взаємозв'язку даних й алгоритми їх обробки. Технічний проект повинен включати дані про обсяги й інтенсивність потоків оброблюваної інформації, кількості користувачів ІСУ й характеристиках необхідного устаткування й програмного забезпечення.
На етапі введення інтегрованої системи в дію проводиться реалізація / настроювання програмного продукту, здійснюється робота щодо створення додаткових модулів відповідно до технічного проекту, наприклад, реалізація модулів сполучення з системою управління технологічними процесами, створення конвертерів, що дозволяють перетворити нормативно-довідкову інформацію й інші збережені дані з існуючої системи в необхідний формат.
З самого початку робіт з реалізації інтегрованої системи управління проводиться навчання проектної групи замовника, що згодом буде супроводжувати створювану систему.
Пробні пусконалагоджувальні роботи проводять на стендовій обладнанні з тим, щоб не заважати поточному процесу управління. Для проведення пробної пуско-наладки від компанії призначають звільнену групу, що складається з перспективних співробітників, які звільняються від поточного виробничого навантаження. Звільнена група надалі бере участь у навчанні інших співробітників і поширенні настроєного пакета по всім робочих місцях.
Пробна пуско-наладка включає наступні етапи:
навчання звільненої групи;
технічну настройку типових робочих місць;
пробну конвертацію даних і додаткові роботи;
пробне запровадження в дію.
Основним завданням етапу досвідченої експлуатації є доведення настроєного при пробних роботах пакета модулів і поширення його по всіх робочих місцях компанії.
Основні пусконалагоджувальні роботи включають наступні стадії:
навчання користувачів робочих місць;
доведення технічного настроювання на робочих місцях;
промислова конвертація даних;
- Проведення дослідної експлуатації.
На цьому проект впровадження ІСУ на підприємстві, як правило, вважається завершеним. Надалі протягом кількох місяців проводиться підтримка експлуатації ІСУ силами власних і запрошених фахівців доти, поки інтегрована система не стане рутинною практикою управлінських служб підприємства.
Слід зробити висновок, що розробка і впровадження системи мотивації співробітників в рамках виконання бюджету, а також експлуатація автоматизованої системи управління сприятимуть підвищенню ефективності бюджетування на підприємстві.