1.2 Системний аналіз характерних ознак системи планування і контролю
Найважливішими вимогами, що пред'являються до системи планування і контролю, і одночасно її ознаками є наступні:
цілеспрямованість
цілісність і повнота
структуризація планів по змісту, масштабам і тимчасовим параметрам
цільова орієнтація та інтеграція розділів плану (приватних планів):
змістовна інтеграція
інтеграція в часі
змістовна і тимчасова інтеграція
гнучкість, актуальність, ефективність.
Цілеспрямованість.
Формування окремих розділів загального плану або приватних планів має випливати з цілей верхнього рівня підприємства (матеріальних, вартісних і соціальних) і, навпаки, після перевірки можливостей досягнення цих цілей зводитися до них. Плани служать інструментом наочного подання цільових показників і можливостей їх досягнення, а звіти - інструментом наочного подання фактичного рівня досягнення цілей.
Планово-контрольні розрахунки повинні будуватися на основі найважливішою вартісної мети - прагнення до можливо більш високому фінансовому результату і, перш за все - забезпечення ліквідності. Ці розрахунки повинні допомагати приймати рішення, проводити заходи і здійснювати контроль.
Цілісність і повнота.
За допомогою системи планування і контролю керівники підприємства отримують інформацію про майбутні і доконаних події, яка відображає процеси і взаємозв'язок підприємства і ринку. Тільки сукупність пересічних планів дає системне уявлення про події та процеси.
Планово-контрольні розрахунки повинні забезпечувати ефективне планування і контроль фінансового результату і його компонентів з урахуванням пересічних цілей, потенціалів і заходів у всіх підсистемах і на підприємстві в цілому.
Структуризація планів по змісту, масштабам і тимчасовим
параметрам.
Процеси планування та окремі плани характеризуються змістом, обсягом і параметрами часу. При цьому слід почати з бажаного виходу, тобто зі специфіковані планів, оскільки, таким чином, значною мірою визначаються самі процеси та потрібний вихід.
З точки зору змісту плани повинні бути проблемно-орієнтовані.
З погляду масштабу подання та ступеня деталізації інформації плани бувають грубими або деталізованими.
З точки зору часових параметрів (терміновості) розрізняють:
короткострокові плани (на один рік і менше);
середньострокові плани (на 3-5 років);
довгострокові плани (на 5-10 і більше років).
При плануванні спеціальних об'єктів (проектів) як планових періодів іноді виділяють:
підготовчий період;
ефективний період (період реалізації) .
Планово-контрольні розрахунки повинні володіти проблемно-
орієнтованої інформативністю. Це досягається при використанні, по можливості, кількісно виражених агрегованих економічно значимих показників. Планово-контрольні розрахунки як кількісне вираження процесів планування і контролю можуть бути детальними і грубими (попередніми), коротко-, середньо-і довгостроковими. Причому довгострокове планування завжди буде грубим.
(приватних планів).
Плани і лежать в їх основі процеси планування і контролю повинні бути інтегровані з орієнтацією на цілі, тобто вони повинні бути змістовно пов'язані один з іншим.
Змістовна інтеграція планових завдань і суб'єктів, що відповідають за рішення, здійснюється в рамках організаційної структури. Організаційна структура і система планування, тобто організаційна та планова піраміди, повинні при накладенні одна на іншу збігатися за структурою і контурам.
Планово-контрольна інформація, подготавливаемая
керівниками на всіх рівнях організаційної піраміди для вирішення завдань відповідного блоку, і, отже, плани і звіти повинні змістовно і з прив'язкою до проблем узгоджуватися одні з іншими, як по горизонталі, так і по вертикалі, а по деяких об'єктах планування (наприклад, за проектами) - і по діагоналі. Показники мають змістовно агрегуватися при переході з одного рівня управління на інший, більш високий. Окремі розділи плану являють собою в системі планування змістовний взаємопов'язаний концентрат.
Інтеграція в часі - залежно від регулярності здійснення процесів планування і контролю розрізняють неперіодичне (нерегулярне, від випадку до випадку) і періодичне (регулярно повторюване, поточне або стандартне) планування.
Періодичне планування в залежності від послідовності часових періодів може бути ковзаючим (з перекривають один інший періодами) або послідовними (рис. 1).
Рис. 1. Види планування в сучасній послідовності
Змістовна і тимчасова інтеграція. Цільове орієнтоване узгодження всіх розділів плану за змістом і у часі може здійснюватися послідовно або синхронно. Це означає, що зміст двох або більше планів може узгоджуватися одне з іншим таким чином:
або один план розробляється на базі іншого (послідовне планування);
або зміст планів в процесі прийняття рішення визначається одночасно (синхронне планування).
Взаємозалежність всіх структурних підрозділів підприємства обумовлює і узгодження всіх планів. Зазвичай таке узгодження проводиться по щаблях управління (послідовно).
Процес планування, в якому на підприємстві бере участь безліч осіб, здійснюється, як правило, комбіновано «зверху вниз і знизу вгору» відповідно до так званим принципом зустрічного потоку. Представники як мінімум двох рівнів управління повинні узгодити свої цілі і уявлення про шляхи їх досягнення в ході багаторазово повторюваних нарад (планових конференцій), які є основою формування та затвердження плану (рис. 2).
При комбінованій формі змістовної та тимчасової інтеграції розділів плану слід починати з первинного, або вихідного, плану, що є базою для розробки одного або декількох вторинних (похідних) планів, на основі яких у свою чергу можуть розроблятися інші плани.
Рис. 2. Комбіноване планування «зверху вниз» і «знизу вгору»
Гнучкість, актуальність, ефективність.
Щоб успішно виконувати своє призначення в якості інструменту управління, система планування і контролю повинна відрізнятися гнучкістю, актуальністю та економічністю.
Гнучкістю система планування і планів володіє тоді, коли вона може пристосовуватися до змін внутрішнього і зовнішнього середовища підприємства. При проведенні великих реорганізацій система планування в будь-якому випадку повинна бути пристосована до нової організаційної структурі. Для підвищення рівня гнучкості системи планування рекомендується розробляти альтернативні плани.
Вимога актуальності системи планування і контролю ставиться до виходу, здійсненню і входу процесу переробки інформації.
Облік цих вимог не повинен призводити до формування такої системи планування і контролю, витрати якої перевищували б одержуваний від її впровадження ефект.
Необхідність вдосконалювати систему планування та контролю повинна бути обумовлена поліпшенням становища з прибутком і ліквідністю підприємства.
При формуванні системи планування та контролю не можна переходити деякі межі, за якими починається «надлишок планування», що сковує ініціативу і знижує мотивацію персоналу.
Для створення й успішного функціонування системи планування і планово-контрольних розрахунків на підприємстві повинні бути створені певні передумови:
Кадрові, тобто готовність керівництва управляти підприємством в рамках системи планування і контролю на основі чітко сформульованих вищих цілей і принципів управління.
Організаційні, тобто дієздатна організація підприємства. Органи управління та організаційні одиниці, що утворюють відповідно планову та організаційну піраміди, повинні перекривати один одного. Процес організації планування повинен йти паралельно з розробкою системи планів і затверджуватися перед впровадженням останньої.
Інформаційні, тобто наявність ефективного інструменту для збору, переробки і передачі планово-контрольної інформації. До такого інструментарію належать:
Розвинена система управлінського і фінансового обліку (особливо обліку доходів і витрат);
Розвинена прогнозно-аналітична система (ринковій кон'юнктурі і зовнішньому середовищі);
Хороші професійні знання та досвід їх застосування;
Ефективна система електронної обробки даних (аналітичні, евристичні, імітаційні моделі).