2.1. Основні поняття управління
У наведеному визначенні в неявному вигляді присутній важлива думка. Про-виробничих і всяка інша людська діяльність неможлива без використання певних речей, елементів природи (предметів і засобів праці і виробництва). Тому зазначена діяльність завжди являють собою поєднання двох типів управління: управління речами і управління собою. Дана думка справедлива і для спільної діяльності.
Розвинена форма управління пов'язана із спільною діяльністю людей, здійснюваної в порівняно великих масштабах. У цьому випадку управління виділяється івідокремлюються в окремий, специфічний вид свідомої людської діяльності, розумового (інтелектуального) праці, який передбачає наявність особливої категорії осіб - управлінців (керівників) і особливих органів - керуючих структур. І сутність цього управління зводиться до цілеспрямованого впливу на учасників і на суттєві характеристики і фактори процесу спільної людської діяльності за допомогою певних управлінських дій (рішень) з метою досягнення бажаних результатів такої діяльності.
При найближчому розгляді в названому процесі прийнято виділяти змістовну і процесуальну (технологічну) сторони (аспекти), а також його об'єкт (об'єкти) і суб'єкт (суб'єкти).
З'ясувати зміст управління - значить відповісти на питання: для чого повинні робити (з якою метою або з якими цілями) і що повинні робити ті, хто приймає управлінські рішення (які саме управлінські дії вони можуть і повинні вживати, на що саме можуть і повинні поширюватися прийняті ними рішення). Відповісти на перший з цих питань - означає розкрити функції управління, на другому - завдання управління.
Перший із названих питань зазвичай як би не помічається, у всякому разі не ставиться як особливе питання. Між тим він має принципове значення, оскільки мова йде про необхідність розрізняти цілі діяльності організації і цілі діяльності тих, хто приймає рішення, обов'язкові для всіх виконавців. Вони не можуть і не повинні збігатися. Наприклад, максимізація прибутку або задоволення кредитних потреб клієнтів можуть бути цілями діяльності банку, але не можуть бути визнані безпосередніми цілями управління як специфиче-ського виду діяльності, оскільки заробляння прибутку і видача кредитів - обов'язок конкретних підрозділів банку і їх цілком певних працівників. Що ж можна вважати функціями управління?
Можна запропонувати наступні варіанти вирішення даного питання (стосовно комерційної організації в цілому):
функція (мета) управління - само якісне управління як спосіб задоволення потреби, об'єктивно властивою спільної діяльності;
функція управління - забезпечення максимально сприятливих умов для довготривалої стабільної стійкості функціонування і розвитку організації відповідно до її статутними цілями і завданнями. Ця генеральна функція управління може бути конкретизована як:
адекватне визначення стану і тенденцій розвитку середовища, в якій організації доводиться діяти, а також місця організації в економічній системі;
розробка і підтримку в працездатному стані (розвиток) механізму формування реалістичних цілей діяльності організації та механізму оцінки ступеня їх досягнення;
забезпечення умов для ефективної діяльності організації в цілому і всіх її структурних підрозділів, що передбачає, зокрема: у міру потреби (відповідно до мінливими умовами) раціонально розподіляти (перерозподіляти) і координувати трудові функції, переглядати організаційну структуру, а також цілі і завдання підрозділів; відлагодити (переглядати, вдосконалювати) всередині організації раціональну, орієнтовану н? ^ Цічьт кінцеві результати схему горизонтальних і вертикальних зв'язків, інформаційних потоків; розробити, підтримувати в працездатному стані (розвивати) і ефективно застосовувати механізм управління організацією, включаючи механізм узгодження інтересів і цілей діяльності її підрозділів; розробити способи або засоби оцінки якості механізму управління організацією, при необхідності удосконалювати їх;
Відносно завдань управління (видів управлінських дій, які слід вживати) між фахівцями майже немає розбіжностей (наявні раз-ночтенія не є принциповими і стосуються трактувань окремих термінів, а також послідовності, в якій такі завдання розглядаються). З точки зору формування в організації простий і надійної, ефективної системи управління до зазначених завдань можна віднести наступні:
аналіз;
планування;
регулювання (оперативне управління);
контроль.
Необхідні визначення будуть приведені далі (див. глави 10, 12, 13). Поки ж дамо деякі пояснення.
По-перше, перераховані управлінські дії в загальному випадку можуть розглядатися і здійснюватися на практиці тільки у наведеній вище послідовності. Не можна, наприклад, спочатку складати плани, а потім займатися аналізом. Це означає, що дії, що передбачаються в кожному наступному пункті, логічно і фактично повинні грунтуватися на рішеннях, які були прийняті в рамках попереднього пункту (пунктів), відповідати їм по духу і букві, служити формою їх реалізації та конкретизації.
По-друге, на етапі аналізу власне управлінські рішення не приймаються. Однак якщо б їх прийняття на наступних етапах грунтувалося на результатах аналітичної роботи, це виглядало б як нонсенс і насправді було б грубим порушенням елементарних основ управління. Аналіз - це попереднє, підготовче і необхідна ланка змісту управління. Не приймаються управлінські рішення і в ході контролю, однак такі рішення обов'язково доводиться приймати за його результатами. У цьому сенсі контроль також є хоча і дуже важливим, але допоміжною ланкою змісту управління (ем. також главу 14). Таким чином, власне управлінські дії мають місце в ході Планування і оперативного управління, однак вони були б неможливі або неякісні без адекватного врахування рекомендацій, що випливають з аналізу та контролю виконання раніше прийнятих рішень.
По-третє, регулювання (оперативне управління) має власну структуру, яка включає:
організаційну діяльність («організацію») - розподіл і координацію трудових функцій, формування (переформування) необхідних оргструктур, оскільки така робота ведеться в оперативному, поточному режимі (найбільш важливі рішення в цій частині приймаються на етапі планування); значення даної роботи полягає в тому, що вона забезпечує надзвичайно важлива умова, без якого об'єкт управління взагалі не буде піддаватися управлінню , - впорядкованість елементів, з яких він складається, включаючи їх виправдану соподчі-ненность (субординацію), причому не просто впорядкованість на основі випадкового принципу, а таку, яка найбільш повно відповідає призначенню, інтересам і іншим умовам даної конкретної організації;
власне регулювання (оперативне управління) - прийняття поточних управлінських рішень з метою адекватної реалізації затверджених планів (програм, завдань і т.п.) функціонування і розвитку організації та її підрозділів, недопущення небажаних відхилень від прийнятих в організації режимів і необхідних (запланованих) результуючих якісних і кількісних параметрів функціонування. Іноді в цей ряд включають також процеси, що відображаються поняттями «активізація» і «координація», що, однак, спірно по суті.
По-четверте, регулювання і контроль зазвичай мають внутрішній і зовнішній шари. Внутрішні регулювання і контроль здійснюються силами самої організації; зовнішнє регулювання - державними органами, знешній контроль - державними органами (нагляд), аудиторськими фірмами (аудиторами), кредиторами організації та ін
Якісний механізм управління - це обгрунтована, внутрішньо узгоджена і комплексно застосовувана сукупність засобів (інструментів, важелів, методів і т.д.), за допомогою яких органи та особи, що приймають управлінські рішення, впливають на об'єкт управління . У нього слід включати:
Важливе значення для створення якісного механізму управління мають способи прийняття управлінських рішень, доведення цих рішень до виконавців, реалізації та контролю виконання. Ці способи становлять замкнутий ланцюжок управлінського циклу: визначення мети -> аналіз інформації - »вибір варіантів і прийняття рішень -» доведення рішення до виконавців -> реалізація рішення і контроль виконання -> отримання інформації -> визначення мети і т.д.